对于那些认真对待的人来说最好的任务管理软件

亚历山德拉科特

写道

亚历山德拉科特

阅读时间

25.分钟

类别

工作管理

上次更新:2021年4月

任务管理是当前从许多工具中缺少的必备项目管理功能之一。伟德注册送54伟德怎么下载这表明人们在做任务管理方面的重要性程度。

如果您真的认真对待您的工作,您可能已经正在寻找更有效的组织任务管理流程的方法,并且您可能已经尝试过至少一个在线任务管理软件。

信不信由你,如果你知道正确的方法,保持你的任务是非常容易的。

现在,你可能赶上了20多个任务,并不真正知道在哪里开始。但它不一定是这样的。

这正是为什么我首先构建了这个基于Web的任务管理软件指南:向您展示如何在工作中组织任务,并帮助您使用最少的努力来平衡您的工作,并查看最佳任务管理软件选项是什么可用的。

以下是根据用户的审核和小型团队的最佳价值制作我们的任务列表软件的顶级项目和任务管理工具。

  1. Paymo.
  2. wr
  3. scoro.
  4. ActiveCollab.
  5. Wunderlist
  6. 任何
  7. 体式
  8. easyprojects.

使用下面的目录直接进入你的兴趣点:

任务管理软件和工具的类型

如果您决定使用专业的任务管理软件,需要考虑一些因素。

考虑你将需要什么类型的任务,你的团队将如何协作(远程或现场),有多少成员,以及除了任务管理之外,你还需要什么其他功能。此外,作为一个知道时间跟踪的好处的企业主,您可能想要考虑一个基于云的工具,易于集成员工时间跟踪软件

笔记

我们通过从任务管理的角度来测试10个工具,看看别人不得不对此的看法G2人群卡斯特拉,并将这些意见分为利弊,以帮助您挑选最好的测试。

全功能解决方案

现在的偏好是选择复杂的项目管理工具伟德注册送54这不仅仅是任务管理。在您工作时,您可能会遇到需要有发票功能来帮助您获得报酬时间跟踪器时间报告要监控您在任务上花费的时间,资源调度程序概述您的团队工作量以及更多。对于小型企业和个人,还有简单的工具,可能绰绰有于管理更不复杂的项目。我们已编译了顶级列表免费项目管伟德注册送54理工具值得一试。

查看 采取项目管理专家伟德注册送54 就像 戴夫戈登 或者 克里斯克罗夫 要了解项目管理软件的重要性。伟德注册送54

1.支付梅

Paymo.是一个专为自由职业者和小型企业设计的项目和任务管理软件。这种简单的任务管理软件包括时间跟踪,报告,协作和发票能力,以便从开始完成项目传递中有助于它们。

免费计划允许您创建待办事项列表,卡班董事会Meta Kanban董事会,子任务,跟踪您的时间,在您的计算机上或Web上,创建报告和时间表等等。根据其工作的性质,其他高级任务管理工具,如设置任务依赖性,并在表视图中看到您的活动,可提供有偿计划,以帮助团队更好地组织他们的工作。伟德怎么下载

Paymo任务管理

在Paymo中创建的详细任务列表

优点:

  • 干净,用户友好的UI
  • 元看板
  • 时间跟踪和报告
  • 资源调度
  • 会计模块

缺点:

  • 免费计划的有限功伟德怎么下载能
  • 集成仅适用于付费计划
  • 免费帐户只有1 GB的存储空间

利物浦赞助商 伟德价钱:免费(自由职业者和个人用户),9.56美元/用户/月(小型办公计划),15.16美元/用户/月(商业计划)

wr

wr是一家专业从事高级在线协同任务管理的工作管理软件。它允许您使用项目和文件夹根据您的要求和优先级为内部任务创建一个层次结构。

为了支持协作,使用任务评论,多用户分配和实时活动流。涉及到工作任务管理的争吵,它只能通过付费计划访问子任务和报告等高级功能。伟德怎么下载

wr

数字营销团队使用Wrikike进行任务管理

优点:

  • 可用于多个设备
  • 各种各样的第三方集成
  • 友好的用户界面
  • 甘特图来帮助您可视化依赖项

缺点:

  • 有限的免费计划功能伟德怎么下载
  • 只有2GB的存储空间可用于免费订阅计划
  • 任务优先级算只能根据您列出任务的顺序完成
  • 任务批准系统仅适用于营销人员和营销人员企业账户
  • 没有问题跟踪器

利物浦赞助商 伟德价钱:免费(5用户),9.80美元/用户/月(专业计划),$ 24.80 /用户/月(商业计划),查询(营销人员计划),在询问(企业)3。

3. Scoro.

scoro.是一个全涵盖的工作管理解决方案,它针对创意团队,并帮助您启动,计划,执行和关闭项目和任务。该工具还提供完整的客户管理,CRM,投资组合管理和财务管理。

除了项目和任务管理外,这些功能还可以帮助您确保完成整个项目生命周期。缺少任务管理功能,如批准系统,问伟德怎么下载题跟踪器和标签缺失。

scoro.

斯科罗的任务牌

优点:

  • 清除设置和用户界面
  • 可用于多个设备
  • 工作区自定义选项
  • 历史可用于存储重要信息

缺点:

  • 没有免费计划
  • 缺少一些高级任务管理功能,如任务依赖关系和审批系统伟德怎么下载
  • 有限的协作工具
  • 无法从斯科直接追踪时间

利物浦赞助商 伟德价钱:19€/user/月(Plus plan), 29€/user/月(Premium plan), 49€/user/月(Ultimate plan)

4.ActiveCollab.

ActiveCollab.将任务和项目管理与时间跟踪、报伟德注册送54告和发票功能结合起来。此任务管理工具缺少任务审批系统或问题跟踪程序等功能。

同时,可以使用多用户分配,设置任务伟德怎么下载持续时间,建立时间估计等的其他功能,使用Kanban板或放置标签创建重新发生的任务和子任务。如果您想测试所有,请记住当前的免费试用只有14天。

active_collab.

ActiveCollab中的任务管理

优点:

  • 所有计划都提供无限的项目和客户
  • 强大的团队协作功能伟德怎么下载
  • 可在各种平台上下载和内部部署
  • 简单,清晰的界面设计

缺点:

  • 没有免费计划
  • 有限的定制和品牌可能性
  • 有限的报告个性化选项

利物浦赞助商 伟德价钱:$ 25 /月(5名成员),49美元/月(15名会员),99美元/月(30名会员),199美元/月(60名会员),$ 299 /月(无限成员),999美元(自主计划)

简单的任务管理软件和工具

任务管理计划选项是初学者,学生或任何其他只想保持有组织的人的人,将所有活动置于秩序,并跟踪其状态,以确保他们不会留出任何东西。

简单的DO列表应用程序更有可能用于个人目的,例如当您想要将购物清单放在一起或计划您的明年的旅行时。他们工作的工作就是缺乏简单的与工作相关的职责。大多数这些应用程序都在iOS和Windows上工作。

5.要点

是一个有效的任务管理工具,可帮助您在简单的待办事项列表中组织项目(甚至子项目)和任务,无论您是在办公室还是通过移动应用程序的桌面。此任务优先级排序软件允许您设置截止日期,任务优先级,甚至创建子特派团,以将您的复杂活动打破成磅大小的活动。

付费计划允许您为任务设置提醒,添加标签和评论,以及使用项目模板。如果你正在寻找一个游戏化的选择来管理任务,这个工具还可以及时显示你的生产力进步,这样你就可以达到你的日常目标,获得“Todoist Karma points”,帮助你进步,成为一个“开明的任务管理专家”。

要

在todoist中创建的简单,个人待办事项列表

优点:

  • 创建多个待办事项列表
  • 有几种不同的语言
  • 可共享的清单和项目
  • 可用于多个设备
  • 界面友好,简单的用户界面
  • 脱机工作
  • 如果你犯了错误,撤销一个操作

缺点:

  • 当涉及到您的活动项目(80),每个项目(5)和其他功能的人数有限伟德怎么下载
  • 缺少任务管理功能,如日历视图、看板板和甘特图伟德怎么下载
  • 缺乏可定制性

利物浦赞助商 伟德价钱:免费(基本计划),3欧元/用户/月每年订单(优惠计划),每年€5 /用户/月/月(商业计划)

6. Wunderlist.

Wunderlist是另一个待办事项列表软件,您可以随时随地接通,以保持所有活动,杂货清单,旅行,工作职责和其他有趣的东西。列表可以与朋友,同事,家庭,任何你想要的人共享。他们将通过电子邮件邀请,加入该应用程序,查看您的任务列表,并协作您已共享的活动。

虽然基本的无成本计划允许您上传活动和创建子任务的文件,但这两个功能是有限的,除非您有付费订阅。伟德怎么下载无论您的计划如何,所有任务都可以与Notes,截止日期和提醒配对。要设置优先级,只需将任务标记为主演,它将自动移动到您的待办事项列表的顶部。

Wunderlist待办事项列表

Wunderlist的旅行相关任务

优点:

  • 可用于多个设备
  • 跨平台同步
  • 用户友好的UI
  • 可共享的清单
  • 所有计划的无限评论
  • 256位SSL同步

缺点:

  • 自由计划具有有限的功能伟德怎么下载
  • 没有地理标记
  • 有限的定制选项
  • 无可能跟踪用户性能或创建报告

利物浦赞助商 伟德价钱:免费,4.99美元/月(Pro计划),4.99美元/用户/月(经营计划)

7.任何.DO

任何是一个个人任务管理软件,与其他任务管理程序略有不同,它允许您通过简单的拖放操作将个人和业务任务按顺序排列。设置提醒和重复的任务,附加文件,添加笔记,邀请朋友和队友协作的任务,等等。

虽然自由计划足以让您将您的任务和子组织组织到列表中,但是一个高级帐户允许您将任务颜色为优先级排序,自定义主题,设置基于位置的提醒,自定义重复任务,添加无限附件以及协作没有限制。

任务中的任务

用任何杂货名单

优点:

  • 界面友好,简单的用户界面
  • 推挤提醒
  • 重复任务选项
  • 每日审查功能

缺点:

  • 有限的免费计划功能伟德怎么下载
  • 无法跟踪用户性能或创建报告
  • 少数集成
  • 如果您想在多个设备上使用它,您需要一个高级帐户

利物浦赞助商 伟德价钱:免费,每年2.99美元/月(保费)

高级任务管理软件和工具

我们中的一些人希望能够完全控制我们的任务管理过程。这就是为什么简单的任务管理软件并不总是足够的,我们寻找更复杂的任务管理程序。

除了创建简单的待办事项列表并使用合作者共享它们,使用最佳组任务管理软件可能需要其他功能,如任务优先级,任务管理工作流程,伟德怎么下载Kanban董事会,任务批准系统,设置任务的持续时间和截止日期,评论任务,建立工作流,跟踪问题等。

虽然当您在您准备下一个购物清单时,您可能永远不会使用这些功能,但是,一旦您在更复杂的项目中与整个团队合作,这些功能就可以在专业水平上证明是必不可少的。

8.体式

体式是一个协作和任务管理软件,相似的其他任务管理程序,可帮助您可视化整个工作,达到截止日期,并清楚地报告您和您的团队的工作。创建项目,待办事项列表,Kanban板和子组织,以保持您的工作组织。

虽然此工具中伟德怎么下载缺少时间跟踪或发票等功能,但您可以使用它们的许多集成来将其连接到另一个提供所需功能的平台。

Asana的任务管理

员工在Asana的日常任务清单

优点:

  • 无限制的任务,项目和对话
  • 可在所有主要移动平台上使用
  • 清晰直观的界面
  • 允许与第三方应用程序进行多个集成
  • 可定制的工作区和品牌可能性

缺点:

  • 自由计划缺乏任务依赖性等某些功能,并开始日期
  • 没有问题跟踪器
  • 没有多用户分配

利物浦赞助商 伟德价钱:免费,$9.99/用户/月费每年(高级计划),$19.99/用户/月费每年(商业计划),应要求(企业计划)

9. easyprojects.

easyprojects.旨在通过将所有这些产品放在一个软件中,取代数百种不同的电子表格,电子邮件或白板的需求。由于其支持工作崩溃结构(WBS)等高级功能的能力,多依赖性和投资组合管理,Ea伟德怎么下载syProjects最适合中型和更大的团队和公司,也是一个有效的远程任务管理。这使工具成为任务管理和项目管理的高级选项。伟德注册送54

easy_projects

easyProjects中的任务分配

优点:

  • 可在多个平台上使用
  • 仪表板和工作区定制可能性
  • 问题跟踪器和其他高级任务管理功能伟德怎么下载
  • 用于创建交互式报告的商业智能(BI)包

缺点:

  • 没有免费计划计划
  • 过时的界面,可以变得混乱

利物浦赞助商 伟德价钱:要求24美元/用户/月(PRO计划),可应要求(企业计划)

无论哪种任务管理工具中的一个,您都会选择,首先始终测试几个选项,以查看哪一个最适合您的工作流程。

但为您的活动,团队和项目选择合适的软件只是整个任务管理过程的步骤。

什么是任务管理?

现在,任务MGMT并不像听起来那样花哨。在他们完成之前,它基本上是一种处理任务的方式,直到他们完成。

整个方法是指:

  • 任务创作:设置项目目标,将它们转换为可操作的任务,并添加相关详细信息,如任务持续时间,时间估计,依赖关系,状态等。
  • 组织和优先级:考虑可能影响他们的所有因素及其截止日期,并建立您将要在其上工作的顺序。
  • 任务监控和更新:创建任务后,真实的任务管理进程开始。在整个开发过程中需要从其创建中监视任何活动,以确保它在完成之前正确监控和记录。

笔记

任务管理计划不是您在工作中所做的事情。无论您是策划下一次旅行还是狂欢,您实际上都在管理工作场所以外的任务。

为什么任务管理重要?

由于任务管理在涉及到您的工作时提供稳定的清晰度。

您将总是确切地知道需要做些什么,并以什么顺序。这也意味着减少压力和焦虑水平,可以让你减少拖延者。

软件跟踪曲目的其他主要好处是:

有效地工作,并使您的活动每日组织

使用任务管理,您正在努力驻留在一个地方。这意味着您可以通过简单的待办事项列表,高级任务列表来组织您希望它们的方式按照您希望的方式组织任务,Kanban董事会甘特图或其他任务可视化方法。

您将不再需要通过电子邮件或纸张搜索任务。这样你就不要遗漏了任何任务。

笔记

我们以前跑一个搜索通过200多个职位列表确实是50多个国家的主要工作网站。结果表明,有效的任务管理是最重要的技能雇主的期望之一项目经理.这说明了任务管理对于雇主来说是多么的重要,它能帮助你实现业绩和高效工作。

满足你的截止日期

没有人想要在管理员任务上浪费无尽的时间,如检查电子邮件或发送发票。这就是为什么你需要为您的任务设置时间限制。这些边界可帮助您专注于最重要的事情。

除非您正在监视您在每项任务上花费多少时间,否则您更有可能浪费您的一天。通过限制在低优先级或浪费活动上花费的时间,您将能够指导您一天中最大的部分迈向更高效的任务,并在与客户同意的时间范围内提供工作。

留在预算范围内

大多数任务以某种方式与预算相关联。无论您需要钱购买新的软件或办公用品,聘请顾问或新员工,下载股票图像,还是促销视频对于您的客户,您的工作总是与集合预算相关联。

为确保您不超过这笔金额,可以根据每个任务和将其部分的完整预算划分为基于您的估计的个别活动。

设定明确的优先事项

概述您的优先事项对于维持平衡的工作量至关重要,同时也达到截止日期。这就是为什么保留所有任务在紧急或重要性之后进行分组,也有助于您确定明确的优先事项。想象一下,早上感到富有成效,然后失去动力,因为你只是不知道在哪里开始工作。

但你可能觉得一切都是一个优先事项。因此,请继续阅读以了解您可以使用最低努力来优先考虑和组织任务的方法。

任务管理提示

谈到在团队级别管理任务时,它一切都不同。

请记住,任务管理也是关于团队管理。您需要与负责某项任务负责的团队成员,并获得有关估计的任务期限,最低预算,所需资源,优先事项以及任何其他影响因素的反馈。

作为个人,您的任务可能只依赖于您的客户,集合预算和截止日期。但是,团队任务也依赖于其他活动或同事。如果您咨询团队成员,您只能知道这个。这可确保正确使用团队资源,并将帮助您在涉及您的团队在项目的成功中实现目标。

如何有效地组织和优先顺序任务

谈到个人任务列表和非复杂活动,提出任务并完成它是简单而简单的。项目级别的任务管理有点要求。

现在我不想吓唬你,让你认为管理你的项目的任务是一个痛苦的工作。它真的不是。

根据您的任务的复杂性,有几种清晰易于为您组织项目中的所有活动的方法。

如何在工作中组织任务

简单的待办事项列表

每个任务管理过程都以待办事项列表开始。

所有您需要的是一张纸或待办事项列表应用程序。头脑风暴您的目标,将它们变成可行的活动。然后,按照完成它们所需的顺序写下它们。您甚至可以将大型任务分解为较小的任务,因此您可以更加明显进展。

对您的待办事项列表的秘诀是为您工作的是保持简短。限制您拥有合适资源的任务。太多只会让你感到不知所措。

小费

为了避免无尽的待办事项列表,瞄准少于20才能维持您的焦点并更好地优先考虑真正重要的任务。重点关注早期日期,不要推迟困难的家务,并尝试每天至少完成一项任务。

简单的待办事项列表

一个简单的待办事项列表,您可以使用与工作无关的一切

从待办事项列表中完成任务就像制作一样简单。

在完成它们后立即击败他们或勾选它们。相信我,这是至关重要的。我不能告诉你我跳过了这个部分,然后忘记了一旦我回去工作,就忘了我做了什么 - 特别是在更长的不活动之后。

详细任务列表

待办事项列表可能足以满足个人或更少的复杂项目。然而,如果您有多个团队成员,资源和项目到杂志,请尝试详细的任务列表。

虽然结构类似,但每个任务列表都是统一的,并且包含比任务的更多细节。这些帮助执行和完成它们。这包括负责人的人,到期日,优先事项,计费类型,估计时间和成本,任务描述,文件等等。

您可以根据项目的阶段或负责的团队将一个较大的项目划分为一系列的任务列表。以下是一个网页设计团队如何将他们的工作分解成与项目阶段相对应的任务列表的例子:

详细任务列表

网络设计团队的详细任务列表

注意每个任务包含的详细程度(任务日期,优先事项,估计成本等)实际上依赖于此。

这是另一个使用任务列表的团队根据其目的将其项目划分为更大的任务:

数字营销任务列表

数字营销任务列表

子组织

现在,您可以在列表中包含一堆任务,其中包含多个步骤,或者对于您调用单个任务而言太复杂。

假设您需要为您的网站的博客编写新文章。你打算通过撰写文章直接开始吗?嗯......没有。

你需要进行关键词研究,检查你的竞争对手,想出一个大纲,甚至可能在你开始写作之前就创建一些图像。

因此,如果您不想为此创建整个任务列表,请将较大的任务中断到子任务中。

任务管理的子组织

一般写作任务的子任务列表

重复任务

无论我们喜欢与否,我们都拥有那些不断回归的那些任务:发送月发票,创建期刊报告,参加日常状态会议。简而言之,经常性任务。

基于您为它们设置的模式标记为填充时,会自动生成这些。这取决于你设置他们的频率。

For instance, if you’ve got a monthly newsletter to send, you can just set your tool to remind you about this task on the first day of each month or set a due date alert one or two days before the deadline so you’ll have enough time to prepare it.

小费

如果您的任务管理软件的选择软件没有此功能,请为所有重复任务创建一个单独的项目,并将其留下未完成。再次更改您的日期并设置周期警报,以便您不会忘记它们。

您还能如何接近任务管理的过程?

待办事项列表,复杂的任务列表,子任务和重复任务都非常适合组织活动的结构及其详细信息。

但是还有其他方式可以管理您如何与任务进行交互,这是开始工作的时候。

卡班

卡班是一个项目伟德注册送54管理工具,为您提供所有个人或项目相关的任务和工作流的可视化概述。一个Kanban董事会(或进展板)将项目分解为阶段,突出显示项目每个阶段的潜在瓶颈。

Kanban Loards可以是物理(白板上的帖子笔记)或数字。

然而,它们的典型结构包括:

  • 木板:在整个项目生命周期中放置和管理任务的工作空间
  • 清单(或列):代表卡可以通过的项目阶段
  • :代表与项目相关的任务或想法
Kanban为任务管理

简单的Kanban董事会的结构

通常,首先将每个任务添加到一个名为backlog的部分(即将处理所有未完成的任务的列表)。然后将这些从一列移动到另一个列直到它们完成。

商业咨询团队使用的寻呼

商业咨询团队使用Kanban董事会管理他们的任务,客户和工作流程

笔记

看看这些11其他Kanban董事会为初学者示例要查看其他团队如何使用此Visual组织工具。

甘特图

甘特图表是一种技术,您可以用来计划任务并按预算跟踪您的项目时间表。简要介绍,此视觉图表会告诉您需要做什么以及何时。

如果您正在处理一个面临经常更改的项目,这是理想的理想选择,让您立即调整Go。

作为在时间下显示任务的方式,甘特图允许您查看可能重叠的任务依赖性它们之间。他们还向您展示谁负责任务以及他们必须完成的时间。

甘特为任务管理

甘特图榜样

想通过甘特图表将您的任务管理流程带到下一级?

如果您负责公司的整个项目组合或有几个不同的项目需要不断监测,请尝试投资组合甘特图。这提供了所有活跃项目的鸟瞰图,因此您将不再丢失几个不同的任务列表或甘特图。

投资组合的甘特图

投资组合甘特图示例

小费

当你必须根据你目前的能力决定你的公司是否应该接受另一个项目时,投资组合甘特图也是有效的。

优先考虑任务

也许任务管理中最重要的部分之一就是知道如何对任务进行优先排序。

使用几十个任务列表和项目,如果您尚未正确优先考虑它们,您可能不太可能做任务管理。

事实是每个人都可以有效地优先考虑他们的活动。

为什么?

因为有很简单的方法,你可以使用它。

你可以考虑两种主要的优先级来帮助你对任务进行分类:

  • 基于时间的优先级:这些都根据每个任务截止日期设置。这样的活动必须在设置结束日期之前完成。示例包括一个星期内到期的设计项目或明天必须发送的模拟。常见的基于时间的优先级标签是过去截止日期,今天,明天,即将到来,本周,本月,今年,以后等。
  • 基于紧急的优先事项:这些是必须完成的任务,以实现目标,而是处理它们的顺序取决于他们将如何影响最终结果。它们通常被标记为临界(紧急),高,中(正常)或低。例如,Web服务器崩溃需要立即关注,并应尽快修复。同时,只要在项目结束前或根本不影响其结果时,就可以推迟一段时间,例如清洁您的电子邮件收件箱等低优先级任务

笔记

优先事项可以改变。如果您已经推迟了太长并且您的截止日期正在接近的低优先任务,那么该任务也将成为一个关键或高优先级的任务。

对于最重要的清单,决定任务的优先级相当容易。只是按照你想要完成的顺序写下它们并相应地通过它们。

但是当您有几个不同的任务,项目,客户和团队成员来处理时,您也需要考虑其他外部因素。

以下是一些方法,可以帮助您优先顺序单独完成任务或与您的团队一起完成任务的顺序:

艾森豪威尔决策矩阵(紧急 - 重要矩阵)

我有两种问题,紧急和重要。迫切并不重要,重要的是永不迫切的。-德怀特D.艾森豪威尔

是的,德怀特D。艾森豪威尔总统。他据说他已经发明并使用了这种方法。但是,虽然上面的报价是真实的,但事实是整个故事可能只是一个神话。

传说与否,他的报价启发了从那时起的艾森豪威尔决策矩阵的创建,作为优先考虑活动或决定的有效方式。

对于所有这些时代,当您在工作量中淹没时,这个决策矩阵可以帮助您在紧急情况之间进行良好的差异,并且刚刚,很重要。

紧迫的任务是需要尽快完成的活动,因为它们修复了即将来临的问题,或者因为其他任务取决于它们。

重要的另一方面,任务必须随时完成,直到项目结束,以便达到最终目标。但是,这些不需要立即关注并且可以推迟。但只有很短的时间。

艾森豪威尔决策矩阵

所有您必须执行的所有条件都会对您的任务进行分类:

  • 重要和紧急:您需要立即完成这些任务或尽快完成这些任务。它们是必须通过所有方式完成的问题,问题和截止日期,或者他们可以完全推迟或取消项目。例子:项目截止日期,税收截止日期,愤怒的客户组等。
  • 重要但不是紧急:这些活动可以在截止日期内重新安排。因此,即使您不需要立即执行它们,您仍然必须要照顾它们,直到您的项目或目标结束。示例:每周冲刺规划,新商机,团队关系建设等。
  • 不重要但紧急:这些是需要立即响应但不贡献您最终期望的结果的任务。通常,这些是中断,会议,或者活动意味着帮助与您正在努力的项目无关的其他人和目标。最好只将它们分配给其他有空闲时间或专业知识的人。示例:安排采访,预订飞行,为别人的产品发送音高等。
  • 不重要或紧急:现在,如果您想知道在哪个类别下,您将在此处进行主要分心。您可以删除或将这些非生产的活动删除,暂时。示例:Coworker Gossip,滚动Facebook,更改桌面的背景等。

任务优先级排序提示

您可以根据您的需求进行此决策矩阵的自己版本并划分任务。不要将其限制在简单的活动中。这Farnam街头版本例如,将决定分成不可逆转,可逆,无关紧要和后果的决策。

帕累托原则(80/20规则)

帕累托原则指出,只有20%的任务属于项目占最终结果的80%。

如何将此技术应用于您的任务列表?

嗯,帕累托原则不仅仅是为了你的任务或项目。您可以使用它来提高您的一般生产力水平,在家,在办公室,在大学,即使您只是画出了下一个杰作。

首先关注您最重要的任务。

真的不知道哪些是那些?

这些通常是产生最有利可图的结果。剩下的80%的任务可以稍后再做,只要你不忘记完成它们。

仔细注意您最大的目标是什么。你可能已经是推迟你真正想要达到的目标只是因为你担心他们会更难以到达。我承认我也曾经这样做过。

但对于我们所有人来说,时间是珍贵的。我自己意识到我正在浪费太多的时间,专注于妖怪任务,因为我不能尽快完成重要任务。然后我太过耗尽,专注于我的真实目标。为了解决这个问题,我将整体注重我的全部关注需要处理和保存较小的活动的努力。

帕累托智能工作

时间优先级的主列表

如果您仍然难以决定解决哪些任务首先解决,只需按照每月,每周和日常目标或截止日期都会担任您的完整任务清单并将每个活动放置。这是我最喜欢的方式,确保所有任务及时完成。

最好的部分?您只需通过四个步骤:

  1. 创建一个主主列表拥有所有未提升的任务。确保您将每个想法放在下来,以便您对您的其他列表没有任何延迟。
  2. 做一个月度清单您可以在下个月内从需要完成的主列表中获取所有任务。
  3. 将任务从每月列表转移到您在下周到您的每月完成每周清单
  4. 最后,采取您希望在每月和每周列表的特定日期实现的目标。这将是你的每日清单

小费

要让这个方法奏效,记得按你要完成的顺序给每个任务编号。为可能需要解决的问题留出空间。如果你经常发现自己浪费了太多的时间在日常活动上,比如每天早上查看邮件,那就把它们从你的清单上删除。

Brian Tracy.是此任务和时间优先级的最活跃推动者之一。以下是他对有效时间,目标和任务管理的提示,包括找到最有价值的活动,加倍您的生产力,以及更多:

如果所有这些都失败了

在其他方法不适合您的情况下,您可以随时尝试按照截止日期或估计重要性的顺序列出任务列表。然后,在继续前进到下一个任务之前,请完全执行第一任务。这有助于您确保根据其优先级完成每个任务,并避免在决定首先解决哪些活动时浪费时间。此外,通过从要求最受关注的任务开始,您不会在一天结束时发现自己没有能量,以完成真正帮助您到达目标的活动。

这是Brian Tracy的“吃青蛙”的摘要提倡首先做最艰难的任务的原则:

那么,任务应该包括什么?

基础知识

描述

旨在详细说明。在明确的任务描述中建立的一切都可以防止项目团队内的误解。您还将在一个地方拥有您所需的所有信息,而无需通过多个不同的Slack对话,电子邮件和便笺搜索详细信息。

哦,如果你是一个项目经理,请记住,您的团队欣赏明确的和逻辑任务描述,不会让他们询问进一步的详细信息。

任务依赖项

您的大部分任务可能都取决于另一个活动。在继续前进到下一个任务之前必须完成任务,或者在第二个任务完成之前完成目标,请通过设置突出显示任务依赖项

这些逻辑关系向您和您的团队显示计划截止日期,以及最紧迫的活动。用甘特图软件更好地想象这些关系。

任务状态

任务状态显示项目任务完成的程度。在创建任务时,任务通常与“要做”状态一起放置,或者只是在项目的待定列表中,以突出显示它们正在等待决策。当团队成员处理它们时,它们的状态可以更改,以指示到目前为止已注册的进度。

跟踪进度

里程碑和时间截止日期

没有期限的任务可能会让你忘记它们。那是因为你永远不知道他们对你的目标有多重要。虽然截止日期更容易设定,因为它们通常由客户标记,但里程碑就有点棘手了。

根据以前的跟踪时间和团队反馈,项目经理通常是在有或没有客户的反馈的情况下选择里程碑的人。

一个里程碑可以是任何重要事件,一系列组合在一起的事件,或者在完成任务列表或项目的一部分完成时显示的进度阶段。简要说明,它代表了必须达成的成就或更小的目标,以便在项目上运行,直到完成。

以下是一个示例:提供原型作为更大产品开发项目的一部分。

里程碑也可以定量,并向您展示有多少资源或工作时间已被用尽。

例如,如果您估计整个项目需要200小时的工作,则完成前50个小时可以被视为一个里程碑。

小费

始终确保您的里程碑和截止日期可以通过留下几个小时或几天作为缓冲区来解决以解决可能的问题或改变请求。

时间估计

除了为您的任务设置截止日期,您还可以估计完成任务需要多长时间。有两种方法可以这样做:

  1. 要求反馈:任务负责人应该已经有一个粗略的想法,了解要做多久。
  2. 跟踪你的时间:首先跟踪类似项目的时间。然后创造时间报告根据您录制的工作时间。使用此数据作为基准测试,以提出更好的时间估算您的下一个项目。

要提供正确的估计,请使用两种方法。就像在截止日期和里程碑的情况一样,为您的估计添加额外的安全缓冲时间,以允许任何意外的变化或问题。

合作

分配多人

除非你是自由职业者,否则你几乎总是必须与你的团队成员合作或至少在一个项目上。但是,虽然有些人相信有一个以上的人分配给单一任务是适得其反的,但相反是真实的。

至少对于明确定义角色的团队。

这是将多个人妥善分配给一个任务的秘诀:让每个团队成员都知道他们的职责。

现在,您不一定有两个营销人员编写同一块内容。然而,您可以做些什么,明确说明人们将负责编写文章,另一个是重新修改它。

同样适用于其他角色。您可以分配两个设计师来提出新的着陆页面设计,提供了一个将负责实际设计和另一个版本。如果它们仍然混淆,只需为每个人创建子任务以使职责更清晰。

通知

想象一下,永远不会在任务的状态上获得通知。您必须询问您的队友,了解他们如何在所有时间做或检查任务的状态。

幸运的是,所有现代任务管理软件都提供电子邮件或应用内通知。

“对不起,我忘了完成任务!”

听起来很常见吗?

使用任务管理软件的最佳部分是您可以为任务设置截止日期警报。这些都是完美的,当你被分配到只需要1小时的任务,但在7个月内到期(是的,我有这样的任务)。负责人将在前几天(取决于您的时间设置)通知,并且仍有足够的时间来完成所有东西。

评论/讨论

我还没有看到合作任务管理软件,这些软件不会允许对任务的评论。

任务的评论部分允许受让人澄清某些任务方面并更新他们的同事在进度状态。

笔记

提及您所遇到的问题提高了一个人的问责制。这是因为他们知道有人期望看到他们的结果,因此他们提示他们在定义的截止日期内提供更好的结果。

附加和组织文件

当您的团队有数百个时,如果没有更多的任务在同时进行,则需要一个存储文件的地方,并使它们始终可轻松访问。如果您的任务管理软件提供集中文件存储部分,则您不必使用所有任务来查找您要查找的特定文件。

通过这种方式,你可以将所有文档、规格、图片、线框等都放在一个地方,并将它们分享给需要在项目期间或项目结束后随时访问它们的团队成员。

那么,我如何开始?

放下您正在尝试实现的每一个目标或结果,并将其转化为一系列可操作的任务。根据需要多次转到任务列表,以确保您没有错过任何内容。不要留出您的预算和时间限制。

此外,让您的团队再次查看任务,并在需要时建议改进。请记住,您无法在没有它们的情况下优先考虑整个项目任务列表。

有一个任务对一个人来说太复杂了?分配多个人员或将其划分为多个其他子任务。

最后,在开始工作之前,确保您通过建立任务的每个方面及其管理流程。创建要覆盖的元素的清单或使用任务管理软件,该软件显示您可以添加到任务的详细信息。

不要忘记添加本文并回来检查更新。我们可能只是使用自己的提示。

*虽然我们定期更新本文,但由于不断的产品变化,刀具功能和定价可能会有所不同。伟德怎么下载利物浦赞助商 伟德

通过电子邮件订阅

获取有关如何成功运行项目并同时保持理智的月度提示。

感谢您的订阅!

嗯,出了问题......请再试一次。