什么是看板以及使用看板的规则

亚历山德拉象牙海岸

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亚历山德拉象牙海岸

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11分钟

类别

工作管理

看板是最实用的工具之一,您可以使用它以简单而清晰的方式管理您的项目。看板可以帮助您可视化并维护您的任务和工作流,为每个项目或工作流阶段指明潜在的瓶颈。这就是为什么它们被一些敏捷的办公室和远程世界各地的团队可以灵活地管理任务。

通过使用看板,您可以均匀地分配最重要的任务,消除任何浪费的活动或无用的信息。这个方法可以帮助你解决你的生产力问题视觉线索你的团队很容易理解。

您可以在线有许多寻呼板,可以使用来平衡资源需求。您可能已经了解其他工具,如Trello看板的工具,但是您必须知道,当看板板是更高级的项目管理软件的一部分时,它们是最有效的。伟德注册送54这样的平台可以帮助您跟踪时间,并与您的团队保持实时协作。

请注意:如果您正在寻找时间管理系统,可以帮助您跟踪时间或时间记录检查此项业务时间跟踪软件

看一看这些如何为你的公司选择最好的项目管理软件的提示伟德注册送54

看板的结构

一个基本的看板板,无论是物理的还是虚拟的,都是使用以下三个主要元素创建的:

Kanban-method
  1. 木板:你放置任务的工作空间,你通过它从开始到结束管理整个项目
  2. 清单(或列):包含一系列相似和相关的卡片,属于同一进展阶段
  3. 卡片:包含表示与项目相关的任务或想法的项

Paymo看板

访问Kanban Loards在Paymo

团队看板的例子

以下是您可以使用的东西板的一些示例,无论您的项目或行业如何。

我们构建了这些看板示例列表,以帮助您了解如何根据每个进展阶段来组织任务并平均分配它们。试试这些板子,或者创造你自己的个性化板子,提高效率。

任务板用于管理和监控从项目开始到结束的整个项目。在它们的结构中,您可以包含与项目开发过程相关的任何任务。除了基本的任务,如会议和审查,你还可以添加更具体的职责。注意如何限制每个团队成员在每个项目阶段负责的任务数量。

软件开发的看板

使用Kanban董事会的软件开发团队Paymo.从头到尾跟踪他们的项目

在基于看板的项目管理中,整个团队伟德注册送54都对项目的成功负责。任务可以分配给一个成员,也可以在两个或多个成员之间共享。分配给所有成员以确保满足所有需求和标准的任务并不少见。这样,整个过程可以帮助你改善你的团队的沟通,澄清误解,防止未来的错误。

许多寻呼或项目管理工具,比如列伟德注册送54表中的项目在这里,允许你与负责某项任务的人聊天。因此,每张卡片上的反馈就变成了情境化的。这可以让所有用户了解项目更新及其进展。

用户体验看板

Paymo的一个用户体验项目,以及团队如何分享他们的任务

Kanban工作空间也可用作文件共享系统。它们允许您存储文件(图片,视频或其他文档)并与您的团队分享。参与项目的人将始终知道正在使用哪些文件,并提供了您正在使用基于云的平台,几乎没有机会丢失这些文件。

数字营销寻呼板

数字营销团队使用看板管理他们的任务

卡班规则

上世纪40年代末,丰田公司的工厂首次使用看板来平衡供应和生产。工人们可以通过一张名为“看板”的卡片(日语中是“招牌”的意思)来分享材料的库存水平。每张卡片上都写着对所需材料的要求,一旦执行指示,卡片就会被移到仓库。这有助于团队在整个制造过程中轻松沟通。

现在看板被用来可视化和加速项目的工作流程,改善团队协作,并识别可能的障碍。但是看板的范围并不有限。你还可以找到使用这些进度板的其他独特方式:获取商业想法和目标,创建编辑日历或销售漏斗,管理支持系统,跟踪资源和费用,等等。

通过在一个屏幕上可视化您的任务,您可以一眼识别瓶颈、未分配的任务和错过的截止日期。之后,您可以直接从董事会的工作空间中解决这些问题。

许多使用看板的工具允许您就每项任务与您的团队进行沟通,并管理沟通失误。通过这样做,您将能够持续监控您的任务和团队成员的状态。

进度板可以通过管理任务的数量和每个员工完成工作所需的时间来帮助你提高团队的生产力。它们还可以缩短周期,帮助你为未来的项目设定准确的时间和预算。

周期时间是用于监控完成特定任务所需的总时间的主要指标从团队成员开始工作的时间,直到它完成。在此时间内包含任何延迟。

使用看板,您可以限制每个阶段允许的任务数量,以避免让员工负担过重或让他们没有任务。同样,可以设置在制品(WIP)限制,以便在团队成员中更有效地分配工作负载。这保证了在团队转移到下一个任务之前,每个任务都将被完成,并且对“正在进行中”任务的关注永远不会丢失。您还可以将任务的完成转化为优先级,以更好地了解您的总体工作流程。

注意:

所有部门都可以使用Kanban Boards。营销,人力资源,销售,设计,审计和软件开发团队也可以使用这种方法来监督他们的项目的发展。

记住:

看板板不只是为专业团队准备的。你也可以在日常工作中使用它们。以下是你可以为个人目的创建自己的身体进度板的方法:

你可以单独或全家一起使用个人进度板。看看这个虚拟板的看板例子,你可以用它来跟踪你的个人任务:

个人看板

一个人使用的个人看板

Meta Kanban董事会

如果你想把看板板提升到一个全新的水平,试试Meta看板板。这些可以让你在一个看板上看到你整个工作的完整视图,并看到你公司所有项目的所有任务。你不再需要在董事会之间切换来查看你的任务。万岁!

Meta-Kanban董事会

Meta Kanban董事会示例

建立工作流程

一旦确定了项目的阶段,您可以使用Kanban板可视化您的工作流程。

工作流用于规划每个任务在完成之前必须经过的阶段。典型的工作流包括以下三栏:做中,正在进行中,已完成(或已完成)。然而,使用正确的工具,您也可以编辑和创建自己的看板工作流,以匹配您的项目需求。通过设置预定义的工作流,您可以对类似的项目重复使用相同的进度阶段。

默认工作流

Paymo中的默认看板工作流

工作流程适合将您的工作分割为必要阶段。因此,您可以添加任何适合您项目需求,行业和团队的任何东西。根据您使用的工具,您也可以使用Backlog。您可以根据他们的紧迫性和优先级创建任务的单独列表(高,平均,低)。

看板的优先工作流

优先工作流程

另一种优先考虑任务的方法是通过颜色编码。您可以将颜色与列表和任务相关联以进行视觉优先级。例如,红色可能代表优先级的优先级的任务,它可以表示较低优先级或完成状态。优先级是可选的,但如果您有一系列依赖彼此的任务,则非常有效。在应用这些变更时,请记住遵循您的团队的指导方针。

也可以为不同的产品或服务创建列表:

不同产品寻呼板板的工作流程

看板工作流可以用于跨多个部门协作。这些板不需要先进的技术知识就可以操作,所以不管团队成员的技能如何,他们都可以使用。下面的工作流程是在公司级别创建的,并将所有部门包含在一个单板中。

看板工作流程

如果您的任务在完成之前需要批准或测试,您可以创建等待批准,等待审核或测试列表。

Kanban工作流程

小费:

创建看板策略,以确保所有成员对他们创建的任务遵循相同的指导方针、标准和结构。不断优化你的董事会,以帮助你的员工更快地工作,并在他们对你的项目造成任何损害之前防止长期问题。

转向虚拟看板

传统的看板是物理的,是用贴在白板上的便利贴制作的。如果你想减少你桌子上杂乱的便利贴,你必须知道你可以选择使用虚拟的进度板。

然而,项目可视化不仅仅是在董事会上放置粘滞便笺。与物理卡班板相比,虚拟允许您安全地将所有数据保存在云中。您还可以使用时间跟踪软件来衡量每个团队成员需要完成任务的时间,将其与以前的活动进行比较,并估算未来任务的类似时间。

虚拟看板还允许您根据您喜欢的标准过滤列表的数据:任务名称、日期范围、负责某项任务的团队成员等等。通过这种方式,您可以只专注于项目当前阶段所必需的任务和泳道。

同样,他们可以帮助您在没有所有杂乱的情况下组织工作,没有物理板将创造的。通过Kanban或项目管理软件,您可以根伟德注册送54据您想要创建多样化的电路板,将活动从一个板移动到另一个电路板,或者存档电路板并随时回复。另外,它们不太容易出错,因为没有任何粘性笔记掉落。

经典项目管理工具伟德注册送54可以具有刚性布局,不允许自定义。使用数字工作空间,您可以在列和任务订单,颜色,图像和名称上定制Kanban板。

记住:

进度板背后的整个理念是,它们应该简单、可见和可访问。

看板的缺点

使用看板板可以帮助你的团队摆脱多任务处理。但是,对于高级用户来说,它们可能显得太简单了。由于任务很容易创建,项目经理可能倾向于将太多的任务分配给单个团队成员。为了解决这个问题,确保你对每个成员一次可以负责的任务数量设置了限制。保持董事会的简单,尽可能少的复杂,是一个更高效和清晰的项目管理过程的关键。伟德注册送54

另外,请注意只将项目状态存储在一个地方,因为这可能有风险。失去对提供看板的工具的访问权意味着你失去了与你的任务分配相关的细节。这就是为什么我们建议在外部数据源或云中备份数据并保存进度。尝试使用看板或项目管理软件,为你的文件提供安伟德注册送54全的云存储。

看板的另一个缺点是,除非你设定了最后期限,否则某项任务的工作可能会在项目阶段停滞不前,并延迟整个项目的时间表。默认情况下,看板阶段通常不与时间框架相关联。这可能意味着你的任务缺乏时间,并推迟了项目的结束。

最后,涉及许多任务、阶段、人员和部门的复杂项目需要具有高级功能的工具。尝试使用看板板或软件来创建高级的工作空间结构,并将它们与其他项目跟踪方法相关联。

看看这个更高级的看板结构的例子,看看你是否可以在你自己的项目中使用它:

复杂的看板

小费:

向你的同事寻求反馈,看看你如何改进看板的结果,并更好地将这种技术应用到你的工作流程中。看看哪些有效,哪些无效。然后,收集开发建议,测试新的想法,以找到最有效的。保留过时的董事会可能会在这个过程中导致问题,所以经常更新它们可以节省您修复问题的时间。

替代看板方法论

除非对所有方法都进行测试,否则您无法知道哪种方法最有效。以下是三个最好的看板替代方案的例子,它们可能适合你的项目需求:

Scrum框架

Kanban Board的替代方法是Scrum板,主要用于软件开发团队。两者之间存在一些基本差异。Scrum的重点是在时间表上,活动根据固定的时间框完成。这些被称为Sprints,通常跨越2周,将发出新项目开发的时间。另一方面,Kanban通过连续完成事件,直到项目结束,而不是时框架的驱动。

使用看板的员工可以随意交付任务。同时,Scrum团队在进行下一个任务之前必须等待批准。此外,看板团队是中立的,不需要指定的项目经理、Scrum管理员或产品所有者。

以下是Scrum任务板的基本内容:

甘特图表

甘特图的例子

甘特图用于根据设定的时间预算计划、调度和监控项目。这些图表根据时间表提供了项目的可视化概述。这允许您看到重叠的活动以及它们之间的联系。

通过这些可视化图表,你可以很容易地看到谁负责一项任务,以及每项工作从开始到完成需要多少时间。甘特图的直观设计允许您以最清晰的方式展示项目,以便团队能够理解它。其中一个比较棘手的部分是,需要不断监测、关注,并根据延误情况调整时间表。

您可以将这种条形图用于面临频繁更改的项目,因为您可以在现场快速做出这些调整。

基本任务列表

对于非常简单或个人的项目,你可以始终坚持经典的任务列表。在其他方法出现之前,这些方法就已经被用来提高日常生产力了。to - do列表方法简化了您的工作,使您更容易遵循任务路径。

高效的任务列表的秘诀是保持它的简短。在一张清单上写太多的任务会让人觉得难以承受。少于20项的待办事项会提高你的注意力,帮助你轻松地对任务进行优先排序。

如果你想避免无休止的清单,只写那些需要立即完成的任务。强调现在的活动,而不是未来的活动。如果你每天都完成一项任务,待办事项清单会更有用。

试试这个1-3-5方法规则来帮助你完成待办事项清单上的所有任务。

底线是什么?

可视化项目管理伟德注册送54仍然是控制项目开发和工作流程的最有效的方法之一。如果您正在寻找一种方法,以更少的风险和压力一目了然地监控您的项目,看板可能是适合您的工具。

如果您不确定它们是否适合您的团队,那么测试这个方法,看看它是否适合您的工作流程。试试我们的看板例子,看看在增加团队沟通的情况下项目是如何开发的。

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