5款顶级员工时间追踪软件

马塞尔问

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马塞尔问

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工作管理

让我们想象一下你的老板大声尖叫“Timesheeets ! !”

你会立刻失去它,进入战斗或逃跑模式。

为了掌握情况,你需要清理桌面,关闭浏览器标签,然后毫无理由地打开收件箱,只需要问问自己:

我一开始为什么要记录时间?

请注意如果你已经知道为什么任务和时间跟踪是重要的,并且正在寻找最好的员工时间跟踪工具,我们为你列出了5个最高评级的工具员工时间跟踪软件为2021。如果不是,继续阅读。

5款最佳员工跟踪软件2020

5款2021年度最佳员工时间追踪软件

时间追踪神话

一般的前提是,员工时间跟踪与生产力和项目时间跟踪密切相关,后者衡量的是某人在做他们的工作时的效率。在此基础上,管理者可以节约时间,削减成本,改善运营,并有一个明确的商业目标:增加利润。毕竟时间就是金钱。正如《哈佛商业评论》(Harvard Business Review)所指出的,美国经济正在亏损每天74亿美元这是5000万个未跟踪工作小时的结果。

这个发现没什么错,但老实说:人们很容易打8个小时的卡,却什么也没做。事实上,英国的一项新研究发现了这一点我们只有2小时53分钟的工作效率。其余的时间都被分心的活动占据了,比如浏览社交媒体,阅读新闻,和同事谈论工作之外的活动——这是前三名。这是关注数量而非质量的直接结果。它欺骗我们,让我们认为只要出现并填写时间表,我们就可以保持工作的领先。

注意些什么吗?是的,时间跟踪实际上在心理上与生产力有关。它遵守帕金森定律,规定工作扩展以填补完成工作的可用时间。或者简单地说,如果你给某人一个星期的时间去完成一个4小时的任务,那他们就需要一个星期的时间。这是因为,一般来说,人们估计他们需要更多的时间来准备一项任务。即使他们能够更快地完成任务,他们也会不断完善自己的工作直到最后一刻。

可悲的是,一些管理者仍然把每周工作40小时作为衡量工作质量的基准。这并不意味着时间追踪没有用处。通过它,管理者可以通过监控任务平均花费的时间来准确地估计任务预算和截止日期。他们也可以变得更多透明的并及时通知他们项目的进展情况。

这些都很好,但是你呢,作为员工的你呢?让我们看看是什么让实时跟踪如此困难,当你工作时,也许我们最终会同意员工时间跟踪与员工监控无关,而是效率。

为什么工作时很难跟踪时间

这有很多原因。

你可能会害怕被监督到每分钟——不管是被你的老板,还是一个对你的桌面随机截屏的软件——并认为这是一项无用的管理任务。你会对自己说,问题出在管理层的某个地方,他们想要量化一切以削减成本。对他们来说,这些只是数字,就像文具和办公家具一样。但是在下面,在第一行,你应该在最后期限之后把这些数字加起来。

或者,如果你每天都要同时处理多个任务,你会发现时间追踪很耗力。这意味着你需要记住你做了什么,什么时候做的,做了多久。这不是自然的,需要大量的认知能力,这是在一整天结束后很难集中起来的努力。

有些人的工作让整个团队都能看到,并因此而感到压力。我是说,谁不会呢?

如果事情没有按计划进行,每个人——不仅仅是经理——都能让你对此负责。你会觉得自己一直在忙碌,这很快就会反映出你的工作质量。

很少有人会明白为什么时间跟踪很重要。从经济的角度来看,更多的计费工时可以增加利润,为你自己和公司创造新的机会。同样的道理也会让你陷入帕金森定律,专注于在一个项目(数量)上花费太多时间,而不是产生影响(质量)。

跟踪工作时间的目的

乍一看,简单的时间跟踪似乎是错误的,因为它不能反映我们实际做什么。这在一定程度上是正确的,但退一步来看大局。

假设你在一项任务上花费的时间比预期的要多。这是不是说你是个慢性子?

不客气。这可能是因为这项任务从一开始就没有完全计划好。或者没有足够的资源去完成它。或者你正在等待某人的批准,而那个人当时不在。

重点是基于网络时间跟踪软件已经发展成为一个发现工具,让我们放大整体的视角,较少的控制措施,为高层管理。如今,在大多数公司和机构中,使用顶级时间跟踪工具是一种常态。

要获得它的全部好处,就需要改变心态。Ari Meisel,一个生产力专家和作者少做,多活,总结起来好:

“如果你有记录的心态……你正在做的每一件事,你实际上会真的伤害你的生产力。”这种联系、联系的心态与你进行创造性工作、研究或打有效电话时所需要的心态是非常不同的。”

员工

那是因为高效率的人一次只关注一件事,把所有分心的事情放在一边。当最后期限临近时,他们会利用时间追踪诱导的匆忙作为催化剂,展现出最好的自己,“而不是当作拐杖、借口或祸根”——换句话说Seth Godin

那么,你如何说服你的员工跟踪时间,而不打断他们的时间表和流程呢?考虑以下6个技巧,帮助你顺利过渡到时间跟踪:

1.解释这对他们有什么好处

当你第一次实施在线时间跟踪系统时,它背后的原因对每个人来说都不是很清楚,无论你是否在经营一个小公司。毫无理由地执行它只会滋生抵抗,使事情变得更糟。

为了避免这种情况,你需要诚实并直截了当。解释为什么每个人都需要记录自己的时间,这对他们有什么好处,而不仅仅是对公司有好处。不过要注意,动机因人而异。这就是为什么最好强调这对他们有什么好处,这取决于他们的角色。

例如,作为一个企业主,你可以告诉销售代表,准确的时间表消除了低收费的机会,这将带来更大的利润和个人奖金。对于项目经理来说,你可以认为同样的时间表可以帮助他们更好地了解谁已经超额或未预定时间表提前完成团队的任务和工作量。

2.让时间跟踪变得简单和灵活

追踪时间本身就是一项艰巨的任务。你不妨为你的员工简化这个过程。选择一个直观的项目管理软件喜欢伟德注册送54Paymo,这使他们可以轻松填写工时表,并创建可定制的时间报告,只需点击几下。

再想想他们的机动性。该软件应该包括一个移动应用程序,它也是基于云计算的,这样你的员工无论在哪里都可以登记时间,无论他们是在咖啡馆,在客户的网站,还是在商务旅行。

想象一下,一旦任务结束,打开手机,登录工作时间,而不是等待回到办公室,这是多么方便。它让人感觉很自然,并使员工能够专注于手头的任务,而不必在脑海中添加任务清单。

员工讨论

3.自动化整个时间跟踪过程

如果你的员工在很短的时间内(10-15分钟)完成多个并行项目,打卡上下班只会让他们的工作进度落后?在这种情况下,您可以将整个流程自动化,这也适用于小型企业。

选择一个自动时间跟踪工具,最好是基于云的,它可以记录员工在浏览互联网、编辑文档或使用某些桌面应用程序上花费的时间。这样一来,你就不需要记住他们在一开始做了什么,做了多久。你的角色也一样。你不再需要不断提醒他们记录他们的工作时间。

PaymoPlus做同样的事情。它在后台运行,代表员工记录所有活动,不留下任何误解的空间。在一天结束时,员工可以将活动与其相应的项目和任务相匹配,或者设置规则来自动化这个步骤。

4.有明确的指导方针吗

斯科特·亚当斯,呆伯特漫画的创作者把它:忘掉目标,专注于构建系统。如果你的员工没有以正确的方式来计算时间,那也没有关系。这些都是每个人都需要遵循的明确的指导方针和程序,以获得时间跟踪的全部好处。但是如何设置它们呢?

假设你正在管理一个公关团队并致力于发布一个活动。你的团队到达活动地点,通过与承包商和赞助商进行简短的交谈开始他们的一天。他们到底应该在工作中什么时候开始记录时间——在他们到达时还是客人出现时?活动期间的休息时间也算吗?15分钟以下的时间条目是否应该四舍五入?

这些都是在谈话中会出现的问题。

关键是要尽可能多地询问,并在制定流程之前权衡每个人的意见。最后,你俩都会从中受益。你的员工将知道如何准确地跟踪时间,而你将有机会访问一个有组织的数据池来挖掘。

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5.以身作则——跟踪自己的时间

不要从旁观者的角度强迫改变。特别是当你是一家大型公司的一员时,你需要花时间去落实这些内容。成为它的一部分,并作为它的主要驱动力。

如果你跟踪自己的时间,你会向你的员工发出强烈的信号。如果连他们的经理都不怕公开他们的时间表,他们就会认为这种行为是一种有价值的做法,而且不会冒犯别人。

作为一条经验法则,首先培训那些对团队有直接影响的经理。然后,让他们成为成功的冠军,让其他人也加入进来。比起软件支持人员等外部联系人,员工更信任自己的同事。

6.要求反馈

等到有东西坏了才去改进它意味着灾难。积极主动地向员工询问反馈。毕竟,他们是那些在第一线“战斗”的人,正因为如此,他们知道你的业务的来龙去脉。

让他们很容易说出他们的担忧和改进建议。创建一个投票或调查来收集所有结果。然后让他们参加讨论,找出所有潜在的问题,提出一个更好的系统。

成为解决方案的一部分将使他们更容易采用时间跟踪软件。更重要的是,他们会觉得上级重视他们,并鼓励他们做出有意义的贡献。

不要鼓励时间追踪

如果你想知道为什么我们没有把这作为一个提示,我们是故意的。那是因为我们反对它。有些公司不遗余力地将整个时间跟踪过程游戏化。他们为准确填写工时表的员工提供奖金、亚马逊礼品卡、免费午餐或休息日。虽然短期内有效,但这些“胡萝卜”式的方法只能到此为止。

在某种程度上,员工会习惯这些,并要求更多的钱,更多的假期,更多的免费赠品。当这种情况发生时,他们很快就会想办法欺骗系统并记录尽可能多的时间。作为回报,他们的工作质量将受到影响,因为他们将专注于错误的度量——登录的时间,而不是交付的结果。认识到他们爱上了什么?是的,帕金森定律。

员工时间跟踪软件列表

好吧。既然您已经了解了时间跟踪的重要性以及如何在整个团队中实现它,那么让我们来看看一些用于跟踪员工时间的软件。

我们只关注那些除了计时器之外的内容,还包括常见的时间表和/或了解某人是否在他们应该追踪工作时间的不同方法。

1.Paymo(Web、Mac、Windows、Linux、iOS、Android)

paymo截图

最适合:需要员工时间跟踪和项目管理的团队伟德注册送54

Paymo是一个工作管理工具,与本地时间跟踪、项目管理、资源调度和发票一起提供。伟德注册送54

它吸引人的地方在于,你可以用自己的方式跟踪时间:可以手动,通过网络计时器,也可以使用专用的桌面和移动应用程序。所有的时间记录都被自动记录在一个通用的时间表中,这样管理员和项目经理就可以获得有效运行一个团队所需的所有信息。或者给客户开账单,这要归功于Paymo的原生发票模块,它只需点击一个按钮就能将时间表数据转换为发票。

另一个很棒的功能是Active Timers,它允许你查看谁在跟踪哪个任务的时间以及已经跟踪了多长时间。这是一种更独立的方式去检查你的团队,而不是使用随机截屏或故意偷看肩膀。

您还可以为特定项目、客户端或时间段创建实时报表,当有人访问这些报表时,这些报表会自动更新。从20多个参数中选择,然后与你的团队分享,讨论他们的表现或商定未来的基准。

价格:

  • 小型办公室- 11.95美元/用户/月
  • 业务- 18.95美元/ user /月

免费的计划:可以,最多10个用户。

2.收获(Web, Mac, Windows, iOS, Android, Chrome扩展)

收获期

最适合:需要员工时间跟踪和计费软件的团队

如果您在生产力领域已经有足够长的时间,那么您一定会在某个时候偶然发现Harvest。这个多功能的员工时间跟踪软件非常适合需要严格工作纪律的小企业。在某种程度上,这是由于自动提醒促使团队成员打卡上班。还有时间表批准系统,项目经理通过它来审查和批准时间条目,从而防止潜在的错误。

这并不是说软件不直观。相反。团队概述附带了一些分析,以查看哪些项目花费了他们最多的精力,以及他们是否在做正确的项目(我指的是可计费与不可计费的时间分解)。

Harvest还集成了几个工具,其中大部分是项目管理工具。伟德注册送54但也要开发票,比如鑫元鸿QuickBooks,以防你不想使用他们自己的发票附加组件。他们的姐妹公司Forecast建立在当前应用程序的基础上,帮助你提前安排资源——尽管它是单独出售的。

价格:专业版- 12美元/用户/月

免费的计划:可以,限制为1个用户和2个项目。

3.BeeBole(Web、Mac、Windows、iOS、Android)

beebole

最好的:需要员工时钟或项目时间跟踪的团队,两者都有灵活的报告。

BeeBole的自定义和灵活性使其成为一个可靠的时间表解决方案。它可以设置为员工打卡和下班,或者使用一键式计时器或手动输入来跟踪客户、项目和子项目的时间。时间追踪既可以在台式机上完成,也可以在免费手机应用上完成,无论是否连接互联网。记录出勤、休假和请假也是一件轻而易举的事情。

管理员可以访问团队概览,快速查看项目状态、团队性能和加班时间。BeeBole的审批流程允许项目经理和管理员批量审查、批准时间表、请求更改和锁定时间条目。

除了便于员工和管理员使用之外,BeeBole还提供了关于员工时间、预算、利润和利润的高度可定制和强大的报告。构建您和您的团队所需的准确报告,或利用BeeBole提供的自定义KPI仪表板之一来解锁强大的商业智能见解。

利物浦赞助商 伟德:

  • 5.99美元/用户/月,30天免费试用,无需信用卡。批量折扣,非政府组织和教育机构9折优惠。

免费的计划:不是可用的。

4.Everhour(Web、Chrome扩展)

everhour

最适合:希望跨工作负载可见性的团队

只要你登陆他们的主页,Everhour就把自己定位为一个为团队开发的内部和远程员工时间跟踪软件。这是有原因的。它与多个任务和项目管理工具连接,将所有的项目和任务拖到平台中,这样您伟德注册送54就可以完全忘记数据迁移。

Everhour的优势在于团队可用性。您可以为每个团队成员设置每周的工作能力,并在可视时间轴上比较他们的时间日志和日程安排。可用时间用绿色表示,休假天数用灰色表示,加班时间用红色表示。

该工具还附带了一个本地结账模块,尽管与其他定制解决方案相比有点轻。我最喜欢的是项目预算选项。每个用户都有一个独特的费率/项目,所以高级和初级员工的薪酬可以与他们的技能和贡献水平成正比。而项目预算可以按日/周/月重新设定——这对于那些将留存项目作为业务一部分的人来说是一个很好的补充。

利物浦赞助商 伟德:

  • 基本版:5美元/用户/月(最少5名用户)
  • 企业定制定价利物浦赞助商 伟德

免费的计划:可以,最多5个用户。

5.TSheets(Web, Punch clock, iOS, Android)

Tsheet

最适合:在野外工作的团队

TSheets是QuickBooks创始人开发的一款应用程序,员工工时表和工资表是TSheets的核心。如果你问我,我会说它更像一只轮班公鸡,你可以根据工作或轮班建立员工时间表,并与团队分享。然后,员工会收到提醒,提醒他们上班或下班。如果您正在寻找一个跟踪员工时间和考勤的软件,这将做的工作。

你可以指定一个工作地址,这样他们就会知道他们需要去哪里。将它与GPS定位跟踪功能配对,你就得到了一个可靠的应用程序来管理你的远程工作。不过不要担心,TSheets不会在正式工作时间之外跟踪您的位置。

这款应用还在平板电脑上安装了一个打卡钟,用来监控出勤情况,对于50人以上的团队来说,这可能会派上用场,无论是远程团队还是内部团队。面部识别和快速打卡都是简化追踪每个在同一地点工作的人的时间的功能。

利物浦赞助商 伟德:

  • 额外费用-每月8美元/用户+每月20美元基础费用
  • 精英:每月10美元/用户+每月40美元基础费用
  • 企业(50+用户)-自定义定价。利物浦赞助商 伟德

免费的计划:不是可用的。

最终的想法

既然我们已经戳穿了时间追踪的神话,我们就可以更多地关注如何在工作场所发挥作用,而不是机械地记录工作时间,并为此咒骂我们的经理。当你度过你的一天时,记住这一点,把时间诱导的匆忙作为一种让你最好的自己的方式。

给所有正在读这篇文章的经理们一个忠告。和其他软件一样,不要一头扎进去。首先测试两个工具,看看哪个适合您当前和未来的业务需求。幸运的是,Paymo提供了一个19463331伟德国 ,所以你可以体验全功能的应用程序,没有任何附加条件。

无论你选择什么解决方案,你都会得到比指标更有价值的回报:一个缓解压力的环境,每个人都可以自由管理自己的时间,表达真实的自我。一个真正的标志快乐的文化

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