自动时间跟踪如何有助于项目管理伟德注册送54

亚历山德拉象牙海岸

写的

亚历山德拉象牙海岸

阅读时间

11分钟

类别

工作管理

最后更新:2021年4月

时间跟踪可能是一个严重的麻烦。

假设你正在做一项重要的任务,你必须接一个迫在眉睫的电话。你做完了,但是另一个同事要你马上批准一些文件。你能准确地回忆起你在每个活动上花了多少时间吗?很难说。

但并不是所有人都能同时处理多项任务。很多人甚至不喜欢记录自己的时间。

那么你能做什么呢?

尝试自动在线时间跟踪工具作为小型企业或公司业务的替代选择。它消除了需要按你的计算机跟踪器的启动按钮,无论何时你想要打卡或退出。此外,你也不必担心让你的计时器整夜开着,醒来就会看到你的任务增加了10多个小时。这可以让你专注于你正在做的事情,少担心时间跟踪技术问题。

要了解自动时间跟踪如何帮助您在没有中断的情况下工作,让我们首先要详细了解一些好处(或者您可以直接到我们的PaymoPlus用例查看工具的运行情况):

更有可能在截止日期前完成任务

说到截止日期,就像莎士比亚说的,早几个小时完成总比晚一分钟好,一个简单的时间追踪器就能帮到你。如果您的团队正在从事一个项目,并且您注意到事情的进展比预期的要慢,您可以使用自动时间跟踪软件中的详细时间条目来查看障碍在哪里。

员工可能在一件小事上花费了太多时间,或者团队中的一些成员不堪重负,他们需要帮助。及时注意到这一点会让你更容易解决不愉快的情况,同时还能在截止日期前完成项目。

你们团队的工作是不会没有报酬的

自动时间跟踪将为您提供准确的报告,您的员工如何花时间。不是单一的一分钟将保持不赚。如果他们要使用常规计时器,可能会有他们可能甚至不能考虑或忘记的活动,就像向客户发送电子邮件或与关于项目的同事交谈一样。所有这些都加起来,它只是他们为他们支付的公平。

一切都如此精确,您将不必担心客户端过充电。不会有更多的猜测,这将为您和您的客户提供满足感。

改善项目评估

如果你能准确地评估每个成员在一项任务上花了多少时间,你就可以为类似任务的项目分配合适的预算时间。

假设您有5,000美元的项目预算通常需要250小时才能完成。您记得从上一个项目中您只想在Photoshop中花了50小时的时间,当你只想过它30个小时。您可以调整预算以设置更接近现实的估计,这是返回的可用作客户的证据如有必要。

避免超负荷工作

通过准确估算员工在特定任务和项目上需要的时间,你可以避免他们过度工作。你将不再承担项目,并意识到不能在截止日期前完成,然后被迫让你的员工加班。这将创造出完全可以避免的不必要的挫败感。

您可以为有用的工作腾出时间,也可以发现工作流效率低下的地方。通过这种方式,自动跟踪背后的全部目的是揭示最有生产力的活动,帮助需要更多支持的团队成员,并找出在什么条件下他们表现得最好。

优先考虑重要任务

有重要的任务,紧急的任务,也有非必要的任务。你希望你的团队专注于重要的事情,关注紧急的问题,但真正紧急的问题却很少。

如果您确切地知道团队中的每个人如何花费他们的时间,您就可以及早发现是否有一个员工在一项无关紧要的任务上花费了太多时间。让他们知道你的期望是什么,这样他们就可以重新调整他们的优先级。

通过避免耗尽时间更具生产力

您的一些员工将在Facebook上花费大量时间或强迫检查他们的电子邮件。这让您想知道他们花了多少时间,并且由于行为模式,他们的字面损失了多少时间。其中许多人会惊讶地发现他们的工作表现的真相。而且它不像他们浪费时间 - 好吧,也许有时 - 但这不是重点。

他们中的大多数人养成了自己都没有意识到的习惯。然后,他们想知道一天结束时时间都去了哪里。这就是像PaymoPlus这样的自动时间跟踪应用程序的用处所在。它可以帮助他们意识到自己的坏习惯,并用更好的习惯取代它们。这将帮助你的员工变得更有效率,对自己和他们的工作感觉更好。毕竟,如果他们不能承认自己有问题,他们就不能解决它,对吧?

减少员工的挫败感

许多人发现启动和停止计时器的需要相当烦人。他们中的一些人是繁重的多任务处理者,对于他们来说记住在任务之间维护计时器是相当不方便的。还有一些人忘记了它,或者只是被其他活动分心,比如阅读文章或查看社交媒体。

有了自动时间跟踪器,您的团队成员可以安装、打开它,然后忘记它。每次他们启动电脑,它都会自动记录他们的活动。他们的工作将立即停止。这样,他们就可以忘记计时器,在一天结束时把所有东西都匹配起来。同样地,当他们意识到自己忘记了计时器时,他们将不再觉得有必要在他们的时间表中添加虚假的估计。

帮助协调您的业务

管理一个团队不是在公园里散步,但有了自动时间跟踪,当发现员工工作的所有事情时,经理们得到了帮助。这种类型的方法可以帮助领导者获取工作时间,分配正确的资源,提高生产率,设置准确的估计,适应预算变化,并确定瓶颈。

他们甚至可以完全控制所有这些活动,因为他们是批准时间表的人(如果使用的工具有时间表批准系统)。但要点是:你不需要这样的功能来监控你的团队。你可以随时查看他们的时间表,看看他们的工作是否达到目标。事实上,自动时间跟踪工具可以创建这种智能时间表,让它们在一天结束后立即可用。

提示:虽然不是自动时间跟踪,员工时间跟踪软件有它自己的优势,当它保持一个准确的时间记录。比如锁定时间表或以各种方式在工作中打卡。在我们之前的列表中找到最适合你的。

我们相信自动化是时间追踪的未来。这就是为什么我们发明了自己的自动时间追踪器来满足即使是最困难的员工。

PaymoPlus用例

作为Paymo时间追踪器的替代品,PaymoPlus是一款自动时间追踪应用程序,它可以详细记录员工桌面上发生的每件事——文件、应用程序和浏览器标签——让你知道他们在每项活动上花费了多少时间

如果您经常同时处理多个项目,那么这是适合您的工具。只要启动这个应用程序,让它在你做你的工作时在后台运行。在一天结束的时候,将活动与正确的项目和任务匹配起来,你就可以回家了。

在使用Paymoplus开始跟踪时间之前,请记住您可以创建规则减少管理时间。将它们设置为自动匹配包含特定单词的活动。通过这种方式,您完成工作时不必手动执行此操作。

PaymoPlus规则

在撰写本文时,我用了整整两天的时间来展示它是如何记录桌面活动的。我还想向您展示如何使用数据来增强您的工作。我也会解释你需要采取的每一步,以及如何解释这些录音。

谁会使用这个工具?

自由职业者,个人和团队成员(办公室内或工作),他们想要提高生产力并变得有动力。经理可能希望在员工中实施自动时间跟踪工具。这将有助于他们监控他们的活动,看看他们是否懈怠。

先决条件

你需要一个Paymo账户才能登录。不过别担心。你现在可以获得免费帐户如果您是自由职业者或个人,也可以免费使用Paymoplus。

控件中始终可以配置时间跟踪选项设置“文件”选项卡下的“菜单”区域。

设置

流程自动化时间跟踪工具

当你启动应用程序,添加你的帐户凭证-用户名和密码-使用工具。然后,选择项目、任务列表和您正在处理的具体任务。

该工具也可以离线工作,所以你不必担心没有良好的网络连接或不在办公室。

要开始跟踪你的时间,点击记录按钮在右上角。您可以选择在10秒或30秒以及1、5或10分钟内隐藏条目。这可以确保您只看到最重要的任务。但是,条目不会被删除。要再次查看完整的活动列表,只需从条目藏在部分。

请记住,Paymoplus记录所有活动,而不仅仅是与浏览器相关的活动。它跟踪您使用的应用程序,您正在编写的文件,以及您正在看到的图片,他们在浏览器或桌面上看到。

这可以帮助您了解哪些工具是您最常用的,哪些资源是无用的,哪些人给团队带来了最大的价值,甚至是导致您缺乏生产力的主要原因。

让我们来看看下面的例子:

你花了一整天的时间用PaymoPlus追踪你的时间。完成工作后,将每个活动与一个项目或任务相匹配。如果你浪费了超过半天的时间在社交媒体、表情包和搞笑猫咪的视频上,这显然就是你工作效率的问题所在。

funnycats内容

你能做什么?

不要再去这些网站了,或者干脆不去从特定的浏览器中阻止它们.所以下次你发现自己在Facebook上搜索猫的时候,使用这个社交媒体网络来研究你正在研究的话题。如果这些方法都失败了,试着限制你偷懒的时间,或者推迟你完成任务后的乐趣。

害怕你的隐私被侵犯?

没有必要为此担心。你可以完全控制你在报告中保存的任务,该应用程序不会截屏你的桌面。我们知道有些员工有多讨厌这些——我们就是其中之一。这就是为什么我们提出了一个既能让员工满意,又能让雇主满意的解决方案。

让它在后台运行,并为您进行时间跟踪。与此同时,即使您是一个严重的多时期,您也可以自由地完成您的工作。您需要记住的只是在一天结束时暂停,注销或退出。

现在很容易!

如果你留下自动追踪器来记录你的活动,你可能会在第二天回来工作时发现这些时间被计算为“离开时间”。没有必要惊慌。您可以通过右键单击它来删除这些时间条目。

离开时间

事实上,用一个简单的右键单击一个活动和删除操作,你可以删除任何任务的录音或查看更多的细节。

你可以把最后的活动分为相关的工作任务和不相关的任务,比如社交媒体。请记住,有时从工作中抽出几分钟休息一下并没有错。你的社交媒体活动可能表明你正在研究某个话题,或者你是一名社交媒体经理。YouTube上的活动可以用来找到更多关于某个主题的信息,甚至可以花几秒钟来放松自己,这样你就会理清思路,重新开始工作。

相关的活动应该和你的经理一起决定,因为所有的工作都有不同种类的任务和网站,应该允许使用。另外,让你的团队知道什么是可以接受的,什么是不能接受的。

但自动时间追踪不仅仅是浏览用户在不同应用上花费的时间。你可以发现自己是否在写文章、每日团队会议、聊天或一般性研究上浪费了太多时间。您甚至可以收集这些数据,并将其与您过去的性能进行比较。

使用PaymoPlus这样的工具最好的地方是什么?你不需要记住前一天你做了什么。当你暂停计时器,退出或退出时,该工具通过创建你的整个活动的时间表来为你做到这一点。

不过不用担心。如果你那天在非生产性活动上花费了太多的时间,你总是可以删除一个条目。

该工具直观地工作,因此如果您想同时删除两个或更多的任务,您可以使用经典的SHIFT + DELETE组合键。

多个选择

你是否将一个活动与错误的任务相匹配?您可以右键单击该活动并选择拆开.这基本上是像撤消功能一样的工作,除了你可以在你今天注意到这个错误时或者在你匹配后一个月的时候使用它。

如果你迷失在所有的活动中,过滤数据,找到你最感兴趣的。这可以帮助你找到所有与工作相关的任务:

相关任务过滤

和工作无关的:

猫过滤

结果

一旦你记录了所有的工作时间,你就成功地使用了这个工具。假设你花几分钟分析你过去的活动,你也会开始看到提高生产力和更好的任务管理的结果。

这是我上班后我的第一天看起来像的一部分:

第一天

我花了一天的大部分时间写这篇文章。其次是我们的编辑10个时间跟踪工具的列表.在工作日剩下的时间里,我用Slack和Skype与我的团队成员交谈。

我把更多的注意力放在PaymoPlus上,然后你会——主要是这篇博文的截图。在您的情况下,您只需要在开始工作时打开它一次,在离开时关闭它。在繁忙的一天里,单单使用Paym伟德注册送54o项目管理应用程序就花了我6分40秒。我用它来管理我的任务,为我的同事创建其他活动,并与他们沟通,以避免任何误解。

令人惊讶的是,我发现我实际上花在写这篇文章上的时间比我最初认为的要少。我希望我第一天的大部分时间都用来写作。事实上,那天我只花了1小时31分钟来写作。我剩下的时间?嗯,我用它来做研究,和我的同事聊天。

更让我吃惊的是,我写这篇文章的时间竟然比编辑前一篇文章的时间还少。

2任务

基于第一天的结果,我第二天修复了我的问题。我在冬季奥运会2018年的搜索之间写下3小时12分钟,研究,内容策划和通常的日常团队会议。

更好的第二天

听起来太棒了!那么,我怎样才能得到它呢?

很高兴你问!免费获得PaymoPlus我们的下载页面看看它对你有什么帮助。

如何追踪你在Paymo的时间

如果你不确定自动时间跟踪是否适合你和你的团队,不妨尝试一两个星期,看看它对生产力和员工责任的影响。

为了保持愉快的工作环境,要求提供反馈你的团队。了解他们对虚拟工具监视他们工作的感受。帮助他们了解自动时间跟踪的目的。

如果你相信你的朋友或同事可以从自动跟踪他们的时间中受益,请与他们分享这篇文章。

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